Cách định dạng và viết thư thương mại đơn giản

Mọi người viết thư và email kinh doanh vì nhiều lý do, chẳng hạn như yêu cầu thông tin, thực hiện giao dịch, đảm bảo công việc, v.v. Thư từ kinh doanh hiệu quả phải rõ ràng và súc tích, có giọng điệu tôn trọng và được định dạng đúng. Bằng cách chia nhỏ một lá thư kinh doanh thành các thành phần cơ bản, bạn có thể học cách giao tiếp hiệu quả và cải thiện kỹ năng viết của mình.

Những thứ cơ bản

Một lá thư kinh doanh điển hình bao gồm ba phần, phần giới thiệu, phần thân và phần kết luận. 

1. Phần giới thiệu:  Phần giới thiệu cho biết người viết đang đề cập đến ai. Nếu bạn đang viết thư cho một người mà bạn không biết hoặc chỉ biết sơ qua, phần giới thiệu cũng có thể là lý do ngắn gọn khiến bạn viết thư. Thông thường, phần giới thiệu chỉ dài một hoặc hai câu.
2. Phần thân: Phần thân của các chữ cái là nơi bạn tuyên bố doanh nghiệp của mình. Phần này có thể ngắn bằng một vài câu hoặc một vài đoạn văn. Tất cả phụ thuộc vào mức độ chi tiết cần thiết để mô tả chủ đề được đề cập.
3. Kết luận: Kết luận là phần cuối cùng mà bạn sẽ kêu gọi hành động tiếp theo. Đây có thể là cơ hội để nói chuyện trực tiếp, yêu cầu thêm thông tin hoặc hoàn tất giao dịch. Giống như phần mở đầu, phần này không nên nhiều hơn một hoặc hai câu và phải làm rõ những gì bạn muốn từ người đọc thư của bạn.

Phần giới thiệu

Giọng điệu của phần giới thiệu phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận thư. Nếu bạn đang nói chuyện với một người bạn thân hoặc đồng nghiệp kinh doanh, bạn có thể sử dụng tên của họ. Nhưng nếu bạn đang viết thư cho người mà bạn không biết, tốt nhất bạn nên xưng hô trang trọng với họ trong lời chào. Nếu bạn không biết tên của người mà bạn đang viết thư cho, hãy sử dụng tiêu đề của họ hoặc một dạng địa chỉ chung.

Vài ví dụ:

• Kính gửi quản lý nhân sự
• Thưa ông hoặc bà
• Kính gửi Tiến sĩ, Ông, Bà, Bà (Họ)
• Kính gửi Frank (sử dụng từ này nếu người đó là bạn bè hoặc đối tác kinh doanh thân thiết)

Nó luôn luôn được ưa thích để viết cho một người cụ thể. Nói chung, sử dụng Mr. khi xưng hô với nam giới và Ms. đối với nữ giới khi chào hỏi. Chỉ sử dụng chức danh Bác sĩ đối với những người hoạt động trong ngành y. Mặc dù bạn phải luôn bắt đầu một bức thư kinh doanh bằng từ “Kính gửi”, nhưng làm như vậy là một lựa chọn cho các email kinh doanh ít trang trọng hơn.

Nếu bạn đang viết thư cho một người mà bạn không biết hoặc chỉ gặp thoáng qua, bạn có thể muốn tiếp tục lời chào bằng cách cung cấp một số ngữ cảnh về lý do tại sao bạn giao tiếp với người đó.

Vài ví dụ:

• Đề cập đến quảng cáo của bạn trên tờ Times…
• Tôi đang theo dõi cuộc điện thoại của chúng tôi từ ngày hôm qua.
• Cảm ơn vì lá thư ngày 5 tháng 3 của bạn.

Cơ thể

Hầu hết các bức thư kinh doanh được chứa trong cơ thể. Đây là nơi người viết nêu lý do của mình để viết. Ví dụ: 

• Tôi viết thư này để hỏi về vị trí được đăng trên The Daily Mail.
• Tôi viết thư này để xác nhận chi tiết giao hàng cho đơn hàng #2346.
• Tôi viết thư này để xin lỗi vì những khó khăn mà bạn gặp phải vào tuần trước tại chi nhánh của chúng tôi.

Khi bạn đã nêu lý do chung để viết thư kinh doanh, hãy sử dụng phần thân để cung cấp thêm chi tiết. Ví dụ: bạn có thể gửi cho khách hàng các tài liệu quan trọng để ký, xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém , yêu cầu thông tin từ một nguồn hoặc một số lý do khác. Dù lý do là gì, hãy nhớ sử dụng ngôn ngữ lịch sự và nhã nhặn.

Ví dụ:

• Tôi sẽ biết ơn để gặp bạn vào tuần tới.
• Bạn sẽ có thời gian cho một cuộc họp vào tuần tới?
• Tôi sẽ rất vui khi được cung cấp cho bạn một chuyến tham quan cơ sở của chúng tôi vào tháng tới.
• Thật không may, chúng tôi sẽ phải hoãn cuộc họp cho đến ngày 1 tháng Sáu.
• Kèm theo bạn sẽ tìm thấy một bản sao của hợp đồng. Vui lòng ký vào nơi được chỉ định.

Theo thông lệ, bạn nên bao gồm một số nhận xét kết thúc sau khi bạn đã nêu doanh nghiệp của mình trong phần nội dung của bức thư. Đây là cơ hội để bạn củng cố mối quan hệ với người nhận, và nó chỉ nên là một câu.

• Vui lòng liên hệ lại với chúng tôi nếu chúng tôi có thể giúp bạn theo bất kỳ cách nào.
• Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng gọi cho tôi.
• Bạn cũng có thể sử dụng phần kết thúc để yêu cầu hoặc đề nghị liên hệ với người đọc trong tương lai.
• Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
• Vui lòng liên hệ với trợ lý của tôi để sắp xếp một cuộc hẹn.

Kết thúc

Điều cuối cùng mà tất cả các bức thư kinh doanh cần là một lời chào, nơi bạn nói lời tạm biệt với người đọc. Cũng như phần mở đầu, cách bạn viết lời chào sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận.

Đối với những khách hàng mà bạn không có tên, hãy sử dụng:

• Trân trọng (nếu bạn không biết tên của người mà bạn đang viết thư cho)
• Trân trọng, (nếu bạn biết tên của người mà bạn đang viết thư cho.

Nếu bạn được gọi bằng tên của mình, hãy sử dụng:

• Lời chúc tốt đẹp nhất, (nếu biết)
• Trân trọng hoặc Trân trọng (nếu người đó là bạn thân hoặc người liên hệ)