Trong quá trình giao tiếp , “người nhận” là người nghe, người đọc hoặc người quan sát, tức là cá nhân (hoặc nhóm cá nhân) mà thông điệp được gửi đến. Bộ thu còn được gọi là “ khán giả ” hoặc bộ giải mã.
Người khởi xướng một thông điệp trong quá trình giao tiếp được gọi là ” người gửi “. Nói một cách đơn giản, một tin nhắn “hiệu quả” là một tin nhắn được nhận theo cách mà người gửi dự định. Các vấn đề có thể phát sinh ở cả hai đầu khiến thông điệp mong muốn không đến được với người nhận.
Thông điệp và các vấn đề tiềm ẩn
Ví dụ, Paige hỏi Bill một câu hỏi bằng lời nói. Tin nhắn truyền qua không khí, “kênh” đến tai Bill. Anh trả lời. Paige là người gửi, câu hỏi là tin nhắn và Bill là người nhận, đưa ra phản hồi cho Paige bằng cách trả lời câu hỏi.
Có vô số lĩnh vực và cách thức mà các vấn đề có thể nảy sinh ngay cả trong cuộc trao đổi ngắn ngủi này. Nếu Paige thì thầm, Bill có thể không nghe thấy. Có thể cô ấy chỉ nghe được một phần và trả lời một câu hỏi không thực sự được hỏi nên Paige bối rối. Có thể có tiếng ồn xung quanh hoặc câu hỏi không rõ ràng. Nếu Bill bị phân tâm bởi điều gì đó và không chú ý, anh ấy có thể bỏ lỡ một số từ và trả lời không phù hợp, hoặc anh ấy có thể bỏ lỡ toàn bộ câu hỏi và cuộc trao đổi có thể phải bắt đầu lại. Nếu bạn không nhìn vào Paige khi cô ấy đặt câu hỏi, bạn sẽ bỏ lỡ bất kỳ ngôn ngữ cơ thể nào cung cấp ẩn ý cho câu hỏi.
Nếu Paige gửi email hoặc nhắn tin cho Bill, các vấn đề có thể phát sinh vì Bill không hiểu ngôn ngữ cơ thể hoặc giọng nói của Paige để diễn giải, điều này có khả năng bổ sung thêm thông tin vào tin nhắn. Tính năng tự động sửa lỗi có thể đã chèn lỗi vào văn bản hoặc việc thiếu dấu chấm hỏi có thể khiến câu hỏi giống như một câu khẳng định.
Tất cả những điều này là trở ngại cho giao tiếp hiệu quả. Mức độ hiệu quả được quyết định bởi mức độ thông điệp được người nhận hiểu.
giải mã tin nhắn
Trong cuốn sách “Giao tiếp trong kinh doanh”, các tác giả Carol M. Lehman và Debbie D. DuFrene đã diễn đạt như sau:
“Nhiệm vụ của người nhận là diễn giải thông điệp của người gửi, cả bằng lời nói và không lời, với ít biến dạng nhất có thể. Quá trình diễn giải thông điệp được gọi là giải mã. Bởi vì lời nói và tín hiệu phi ngôn ngữ có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau, vô số vấn đề có thể xảy ra. tại thời điểm này trong quá trình giao tiếp:
“Người gửi mã hóa không đầy đủ thông điệp ban đầu bằng những từ không có trong vốn từ vựng của người nhận, những ý tưởng mơ hồ và không cụ thể hoặc những tín hiệu phi ngôn ngữ khiến người nhận mất tập trung hoặc mâu thuẫn với thông điệp bằng lời nói.
- Người nhận cảm thấy bị đe dọa bởi vị trí hoặc quyền hạn của người gửi, điều này tạo ra sự căng thẳng khiến anh ta không thể tập trung hiệu quả vào thông điệp và không yêu cầu làm rõ những điều cần thiết.
- Người nhận cho rằng chủ đề quá nhàm chán hoặc khó hiểu và không cố gắng hiểu thông điệp.
- Người nhận có đầu óc khép kín và không tiếp thu những ý tưởng mới và khác biệt.
“Với vô số thất bại có thể xảy ra ở mỗi giai đoạn của quá trình giao tiếp, việc giao tiếp hiệu quả thực sự là một điều kỳ diệu.”
Ngay cả môi trường hoặc trạng thái cảm xúc của người nhận cũng có thể ảnh hưởng đến việc giải mã tin nhắn, chẳng hạn như sự xao lãng trong phòng, sự khó chịu của người nhận hoặc sự căng thẳng hoặc lo lắng cho phép anh ta chèn một ẩn ý mà người gửi không có ý định. . Kiến thức về bối cảnh xã hội hoặc văn hóa có thể khiến người nhận khó nhận tín hiệu hoặc phản hồi thích hợp. Bối cảnh quan hệ cũng có thể tô màu cho một tin nhắn, vì tin nhắn từ những người bạn thân có thể được nhận khác với tin nhắn từ người giám sát công việc.
Tầm quan trọng của thông tin phản hồi
Khi người gửi không hiểu rằng người nhận đã hiểu, thì việc liên lạc vẫn tiếp tục, ví dụ, thông qua các câu hỏi tiếp theo từ một trong hai bên, thảo luận thêm hoặc người gửi đưa ra ví dụ, trình bày lại thông tin hoặc phương tiện khác. làm rõ để người gửi và người nhận ở cùng một “bước sóng”. Trong một bài thuyết trình, người thuyết trình có thể hiển thị đồ họa hoặc hình ảnh để làm rõ quan điểm cho khán giả hoặc người đọc.
Máy thu càng có nhiều tín hiệu và kênh càng sẵn sàng để nhận thì càng tốt; Ví dụ: có thể dễ hiểu sai ngữ điệu hoặc ẩn ý trong email hoặc tin nhắn văn bản, trong khi thông điệp tương tự sẽ được truyền tải rõ ràng nếu người nhận đang nghe giọng nói của người đó hoặc nói chuyện trực tiếp với họ.
Trong cuốn sách “Lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá các chương trình giao tiếp có mục tiêu”, các tác giả Gary W. Selnow và William D. Crano chỉ ra rằng ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu không chỉ là giao tiếp ở phía người gửi: “Phản hồi trong môi trường giữa các cá nhân cung cấp một tài khoản hiện tại của việc nhận được một tin nhắn bởi người nhận. Các tín hiệu rõ ràng, chẳng hạn như các câu hỏi trực tiếp, cho thấy người nhận đang xử lý thông tin tốt như thế nào. Nhưng các chỉ số tinh tế cũng có thể cung cấp thông tin. Ví dụ: việc người nhận ngáp, im lặng khi mong đợi phản hồi hoặc biểu hiện buồn chán cho thấy rằng các cổng tiếp xúc có chọn lọc có thể đang hoạt động.”
Người nhận cũng có thể có giọng điệu và ẩn ý trong phản hồi dành cho người gửi, chẳng hạn như trả lời một cách mỉa mai hoặc giận dữ, điều này có thể bị bỏ sót nếu phản hồi chỉ ở dạng văn bản, nhưng có lẽ sẽ không bị mất nếu các bên có thể nhìn thấy hoặc nghe thấy nhau. khác hoặc cả hai.
