Bản ghi nhớ, thường được gọi là bản ghi nhớ , là một tin nhắn hoặc bản ghi ngắn được sử dụng để liên lạc nội bộ trong công ty. Từng là hình thức giao tiếp bằng văn bản nội bộ chính, các bản ghi nhớ đã không còn được sử dụng kể từ khi email và các hình thức nhắn tin điện tử khác ra đời; tuy nhiên, khả năng viết các bản ghi nhớ rõ ràng chắc chắn có thể hữu ích cho việc viết email kinh doanh nội bộ, vì chúng thường phục vụ cùng một mục đích.
Mục đích ghi chú
Bản ghi nhớ có thể được sử dụng để truyền đạt nhanh một điều gì đó ngắn gọn nhưng quan trọng đối với nhiều đối tượng, chẳng hạn như các thay đổi về thủ tục, tăng giá, bổ sung chính sách, lịch họp, lời nhắc nhóm hoặc tóm tắt các điều khoản của thỏa thuận.
Viết ghi nhớ hiệu quả
Nhà chiến lược truyền thông Barbara Diggs-Brown nói rằng một bản ghi nhớ hiệu quả là “ngắn gọn, chính xác , có tổ chức chặt chẽ và không bao giờ trễ. Bạn nên dự đoán và trả lời tất cả các câu hỏi mà người đọc có thể có. Anh ấy không bao giờ cung cấp thông tin không cần thiết hoặc gây hiểu nhầm.”
Hãy rõ ràng, tập trung, ngắn gọn nhưng đầy đủ. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và viết như thể cả thế giới có thể đọc được, nghĩa là không đưa vào bất kỳ thông tin nào quá nhạy cảm để mọi người có thể nhìn thấy, đặc biệt là trong thời đại sao chép và dán hoặc “nhấp và chuyển tiếp” này.
Định dạng
Bắt đầu với những điều cơ bản: bài viết dành cho ai , ngày tháng và chủ đề. Bắt đầu phần nội dung của bản ghi nhớ với một mục đích rõ ràng, nêu rõ những gì bạn cần người đọc biết và kết luận với những gì bạn muốn người đọc làm, nếu cần. Hãy nhớ rằng nhân viên có thể đọc lướt bản ghi nhớ khi nhận được, vì vậy hãy sử dụng các đoạn văn ngắn, tiêu đề phụ và nếu có thể, hãy sử dụng danh sách. Đây là những “điểm vào” để người đọc có thể dễ dàng tham khảo phần mình cần trong bản ghi nhớ.
Đừng quên xem lại . Đọc to có thể giúp bạn tìm ra những từ còn thiếu, những từ lặp lại và những câu khó hiểu.
Bản ghi nhớ mẫu về thay đổi lịch in
Đây là một bản ghi nhớ nội bộ mẫu từ một nhà xuất bản hư cấu thông báo cho nhân viên về những thay đổi lịch trình sắp tới do kỳ nghỉ lễ Tạ ơn. Bộ phận sản xuất cũng có thể gửi các bản ghi nhớ riêng biệt cho các bộ phận riêng biệt, đặc biệt nếu có nhiều chi tiết hơn mà mỗi bộ phận cần mà không liên quan đến các bộ phận khác.
Gửi tất cả nhân viên
Từ: EJ Smith, Giám đốc sản xuất
Ngày: 1 tháng 11 năm 2018
Chủ đề: Thay đổi lịch in Lễ tạ ơn
Sản xuất muốn nhắc nhở mọi người rằng kỳ nghỉ Lễ tạ ơn sẽ ảnh hưởng đến thời hạn in của chúng tôi trong tháng này. Tất cả các trang đã in thường được gửi đến máy in qua UPS vào Thứ Năm hoặc Thứ Sáu trong tuần sẽ hết trước 3 giờ chiều Thứ Tư, ngày 21 tháng 11 .
Bộ phận bán hàng và biên tập quảng cáo
- Đảm bảo rằng bất kỳ ai gửi cho bạn văn bản hoặc hình ảnh cho bài đăng của bạn không đi nghỉ vào tuần của ngày 19. Đặt thời hạn trước cho bất kỳ thứ gì đến từ nước ngoài.
- Hãy nhớ rằng các nhà thiết kế đồ họa và ảnh nội bộ sẽ có nhiều công việc hơn và ít thời gian hơn để làm như vậy, vì vậy vui lòng gửi tác phẩm của bạn đến bộ phận thích hợp sớm hơn bình thường.
- Vui lòng không nộp bài “gấp rút” sau ngày 16/11. Các mục phản hồi nhanh cần thiết cho tuần Lễ tạ ơn không thể được đảm bảo hoàn thành trước thời hạn trên và phải thông qua bàn của lập trình viên để phê duyệt trước khi được giao. Thay vào đó hãy đến sớm.
Khoa Nhiếp ảnh và Đồ họa
- Tất cả các thành viên của bộ phận nghệ thuật sẽ được phép làm thêm giờ trong tháng 11 khi cần thiết để đối phó với cuộc khủng hoảng khi bắt đầu kỳ nghỉ lễ và thời hạn sớm hơn.
Xin cảm ơn tất cả các bạn trước vì đã giúp đỡ trong việc lấy tài liệu càng sớm càng tốt và sự quan tâm của các bạn đối với nhân viên bộ phận sản xuất.
Bản ghi nhớ mẫu về một cuộc họp
Sau đây là một bản ghi nhớ hư cấu để sắp xếp một cuộc họp với các thành viên trong nhóm trở về từ một triển lãm thương mại.
Kính gửi: Nhóm Triển lãm Thương mại
Từ: CC Jones, Giám sát Tiếp thị
Ngày: 10 tháng 7 năm 2018
Chủ đề: Quay lại Cuộc họp Triển lãm Thương mại
Khi tôi trở lại làm việc vào thứ Sáu, ngày 20 tháng 7 sau buổi triển lãm thương mại, chúng ta hãy lên kế hoạch cho một cuộc gặp ăn trưa vào buổi trưa tại phòng họp ở Cánh Đông để xem qua buổi triển lãm. Hãy lên kế hoạch thảo luận về những gì hoạt động tốt và những gì không, chẳng hạn như:
- Số ngày hỗ trợ
- Số lượng và chủng loại tài liệu tiếp thị được cung cấp
- gian hàng trưng bày
- Cách nhận quà
- Vị trí của cabin và giao thông vào các thời điểm khác nhau trong ngày.
- Điều gì khơi dậy sự quan tâm của người qua đường.
- Cấp độ nhân viên gian hàng
Tôi biết khi bạn trở về từ một cuộc triển lãm thương mại, bạn có hàng triệu thứ phải theo dõi, vì vậy chúng ta sẽ giữ cuộc họp trong 90 phút hoặc ít hơn. Hãy chuẩn bị sẵn những nhận xét và phê bình mang tính xây dựng của bạn về các khía cạnh tiếp thị của chương trình. Phản hồi từ khách hàng hiện tại và khách hàng mới tiềm năng sẽ được thảo luận trong một cuộc họp riêng với nhóm sản phẩm và bán hàng. Cảm ơn bạn cho công việc của bạn tại hội chợ.
Đài phun nước
Diggs-Brown, Barbara. Hướng dẫn phong cách quan hệ công chúng. Tái bản lần thứ 3, Cengage Learning, 2012.
